7 señales de que debes invertir y optimizar tus procesos

7 señales de que debes invertir y optimizar tus procesos

Si constantemente tienes demoras, ya que las actividades se prolongan más de lo normal, no ves progresos en el avance de los proyectos, te resulta difícil detectar las desviaciones y problemas en medio de un proyecto en curso por falta de indicadores y un largo etcétera de señales. Es posible que te preguntes ¿Qué estás haciendo mal?

Si el problema constituye un conjunto de síntomas de alerta que evidencian la falta de planificación y organización en tu empresa, es aquí cuando llega el momento de pensar en invertir en tus procesos. Algunas señales importantes son:

1.  Personas distintas hacen el mismo trabajo.

Un proceso ordenado y bien diseñado implica que cada persona o colaborador se dedique a una función específica, a fin de que todos los integrantes de un equipo sepan qué esperar de esa persona, de acuerdo a las extensiones y límites de su puesto. 

2.  Tu horizonte de planificación es menor a un año.

La falta de una estrategia clara de planificación de objetivos anuales en cuestión de proyectos puede generar que la continuidad de los mismos se diluya o sufra cambios inesperados que impidan la concreción de la mayoría de las tareas y actividades en tiempo y forma. En consecuencia, se van postergando indefinidamente al igual que el último plazo de la planificación original. 

3.  No tienes un tablero de indicadores.

Carecer de un tablero de indicadores es una señal muy firme de que necesitas invertir en procesos. Si no tienes indicadores de evaluación, no puedes medir el rendimiento de tus colaboradores ni sus progresos y errores.

Tampoco puedes establecer una métrica que revele el progreso de tu proceso de ventas y, por consiguiente, no tendrás métricas comparativas para medir la rentabilidad en un periodo de tiempo determinado.

4.  Para conocer el estatus de una actividad necesitas llamar a alguna persona encargada.

Si no tienes tablero de indicadores de rendimiento, probablemente tampoco tengas una representación gráfica del estado de las actividades de tu equipo. Por lo tanto, si necesitas averiguar en qué instancia de la actividad están, tienes que andar preguntando directamente a los responsables

En cambio, con una herramienta de integración puedes acceder a los datos verdaderos de tus colaboradores, conocer las actividades finalizadas, las que todavía están en proceso y las que, por algún motivo particular, permanecen demoradas. Pero para lograr esto, tienes que invertir en procesos.

5.  Tienes carga de trabajo desbalanceada entre tus colaboradores.

Probablemente, el hecho de no tener la parte necesaria de tus procesos automatizados está generando una sobrecarga de trabajo entre tus colaboradores. Define qué actividades y responsabilidades le corresponden a cada uno y procura que estas queden consignadas en forma de datos en tu computadora. Un software de integración empresarial puede ser la solución que necesitas para aliviar el estrés de tus colaboradores, y la tuya también.

6.  Te cuesta mucho atender un objetivo. 

Esto puede deberse a que tu equipo pierde mucho tiempo realizando multitareas o tareas manuales que restan energía a las actividades que realmente aportan al crecimiento de la empresa. Es necesario plantearse un objetivo por vez para que no entremos en confusión, es decir, priorizar el que se tiene que cumplir sí o sí, y de ahí jerarquizar los que le siguen en orden de importancia. 

7.  Todo el tiempo estás corriendo detrás de lo urgente.

Eso ocurre como consecuencia de la señal anterior; por lo tanto, si no efectúas una correcta valoración de los objetivos, seguirás corriendo contra el tiempo detrás de todo lo que es urgente. Porque si no priorizas, no podrás distinguir lo que requiere tu atención inmediata y lo que no.

Estas fueron las señales más visibles de que necesitas invertir en tus procesos. Una vez que las identificas, el siguiente paso será automatizar tus procesos eligiendo la herramienta que se adapte más adecuadamente a las necesidades de tu empresa para mantenerse vigente y actualizada, pero de eso nos encargamos nosotros. Contáctanos y comienza la transformación digital de tu negocio.

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