Evolución de los sistemas de gestión empresarial ERP

Evolución de los sistemas de gestión empresarial ERP

El objetivo de este artículo es en primer lugar conocer básicamente los sistemas ERP y cuál ha sido globalmente su comienzo y evolución hasta su situación actual. En segundo lugar, responder algunas preguntas como ¿Cuáles son las características básicas de los sistemas de gestión empresarial? o ¿Cuál estrategia es la más factible para implementar en sistema de gestión empresarial?

Origen de los sistemas de gestión empresarial (ERP)

Los orígenes de los sistemas de gestión empresarial comenzaron a desarrollarse en Estados Unidos durante la segunda guerra mundial, con el objetivo de apoyar la gestión de los recursos materiales que demandaba el ejército. Llamaron MRPS (Material Requirements Planning System), o sistema de planeación de requerimientos de materiales. En la década de los 60, las compañías de manufactura retomaron la idea y MRPS con el fin de gestionar y racionalizar sus inventarios y planificar el uso de recursos acorde a la demanda real de sus productos, por lo que los MRPS evolucionan a MRP (Manufacturing Resource Planning). En los años 80 la utilización de estos sistemas incluía conceptos como “Just in Time”, manejo de la relación con clientes y proveedores, es así como los MRP evolucionan completamente hasta lo que se conoce como MRP II.

Para la etapa de los 90, producto de la globalización, las empresas comenzaron a requerir sistemas que apoyaran la gestión empresarial, integraran las partes del negocio, promovieran la eficiencia operativa y sirvieran de soporte a aspectos críticos de la administración. La industria del software en un comienzo desarrollo aplicaciones para integrar los distintos sistemas MRP I y MRP II, que años mas tarde se transformaron en los sistemas empresariales integrados, conocidos con ERP o sistema de planeación de recursos empresariales.

Los sistemas de gestión empresarial (ERP) se ha caracterizado por ser un sistema global de planificación de los recursos y de gestión de la información que de forma estructurada puede satisfacer la demanda de las necesidades de gestión de la empresa. En pocas palabras son paquetes de software que permiten a las empresas evaluar, implementar, automatizar, integrar y gestionar de forma eficiente las diferentes operaciones que se presentan en estas. La utilizaron todo tipo de empresas, pero se requiere de adaptaciones según sean las circunstancias y tipo de organización que tiene cada una de ellas.  

Estos paquetes de software disponen de módulos específicos para cubrir las exigencias de cada una de las áreas funcionales de la empresa, de tal manera que crean un flujo de trabajo entre los distintos usuarios. Estos flujos permiten evitar tareas repetitivas, y mejora la comunicación en tiempo real entre todas las áreas que integran la empresa.

Característica básica de un sistema de gestión empresarial

Un sistema de gestión empresarial (ERP) es una solución informática integral que esta formada por unidades interdependientes denominadas módulos: Los módulos fundamentales son los denominados básicos, los cuales son: ventas, compras, financiero e inventario; y de los cuales se agregan los otros módulos opcionales, que no se adquieren obligatoriamente y se agregan para incorporar nuevas funciones al sistema de gestión empresarial ERP. También existe los módulos verticales y corresponden a módulos opcionales diseñados específicamente para resolver las funcionalidades y procesos del negocio de un sector económico especifico.

En breve un listado de algunas características que debe tener un sistema de gestión empresarial:

ERP
  1. Arquitectura cliente / Servidor: La tecnología de los sistemas de gestión empresarial se base en la arquitectura cliente / servidor, en la que un computador central (servidor), tiene capacidad para atender a varios usuarios simultáneamente.
  2. Elevado número de funcionalidades:  Los sistemas de gestión empresarial poseen un elevado número de funcionalidades lo que permite abarcar prácticamente la totalidad de los procesos de negocio de la mayoría de las empresas.
  3. Grado de abstracción: El sistema de gestión empresarial tiene la capacidad para manejar cualquier tipo de circunstancias que pueda tener lugar en la empresa y soporte diversos grupos empresariales sin conexión entre ellos.
  4. Adaptabilidad: Son sistemas capaces de adaptarse a cualquier empresa, independientemente del sector al que pertenezcan y de las particularidades de los procesos de negocio.
  5. Modularidad: Los sistemas de gestión empresarial (ERP) están formados por un numero especifico de módulos, independientes entre sí, pero que a la vez están comunicados, lo que permite una gran adaptabilidad a las empresas de acuerdo a su tamaño y disponibilidad de recursos.
  6. Orientación a los procesos de negocio: Desde el punto de vista del diseño de los sistemas de gestión empresarial, todas sus funcionalidades están organizadas utilizando un modulo de referencia o descripción a alto nivel de sus funcionalidades de acuerdo con la lógica del negocio mediante alguna herramienta de modelación de procesos de negocio.

Estrategias en la implementación de un sistema de gestión empresarial

Además de seleccionar un sistema de gestión empresarial (ERP) que mejor se adapte a la organización, se debe considera dos factores básicos para que el proyecto de implementación tenga éxito, por una parte, la presencia de liderazgo por parte de la gerencia y por otro lado una adecuada gestión de los recursos humanos. Es conveniente replantear los procesos de negocio antes de proceder a la automatización.

Como factor de éxito en primer lugar se debe buscar comprender los procesos de negocios actuales. Una vez los procesos de negocios han sido comprendidos, Se realizara una simplificación de los procesos de negocio, eliminando aquellas actividades que no generan valor a través de técnicas proporcionadas por la reingeniería de los procesos de negocio. Por último, Procedera a la automatización de los procesos que ya hayan sido simplificados, de manera que se aumente la rapidez y confiabilidad de éstos.

Existen dos tipos de estrategias de implementación de sistema de gestión empresarial, las cuales son: estrategia Big-Bang y la estrategia Gradual. Se recomienda utilizar la estrategia gradual la cual permite controlar mejor la visibilidad de los resultados.

La estrategia del Big Bang busca que todos los módulos sean implementados a la vez en la empresa y tiene como objetivo principal acortar el tiempo de implementación de módulos de sistemas, reduciendo el tiempo de transición del sistema anterior con respecto al sistema de gestión empresarial ERP. La estrategia de implementación gradual de los sistemas de gestión empresarial es la estrategia que los módulos son implementados uno a uno, y no se procede a la implementación de un módulo nuevo hasta que la implementación anterior no se ha finalizado. Además, es conveniente empezar por aquellos módulos que por su adaptación a las características de la empresa o porque están sujetos a reglamentaciones externas a la empresa, como es el caso de contabilidad, no requieren un elevado grado de personalización.

Conclusión

Entre los efectos inmediatos y prácticos que tendrá la implementación del sistema de gestión empresarial sobre las personas implicadas son:

  • Reducción y eliminación de tareas debido a la integración y automatización de funciones.
  • Reducción del soporte de documentación en papel y de circulación de listas de información;
  • Consistencia e integridad de la información pues se introduce una solo vez y en el lugar donde se genera dicha información es centralizado.
  • Mejoras en la calidad de la información gracias a la integración y automatización de datos que disminuyen el riesgo de errores producto de la introducción manual de datos.
  • Ayuda a la toma de decisiones y el análisis de los usuarios gracias a una disponibilidad de mayor información, más exacta y en tiempo real. Lo que permite la gestión y realización de las tareas de una forma más eficiente, ayudando al aumento de la confiabilidad y disponibilidad de todo el sistema informático, dado que se tiene una base de datos centralizada.

Dicho en palabras llanas los sistemas de gestión empresarial (ERP) modernos buscan mejoras organizativas en las empresas y un incremento viabilidad de los negocios.

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